PROBLEM. Krzepice szykują się do kolejnych Dni Jakubowych. Z naszą redakcją skontaktował się przedsiębiorca, który chciał na imprezę dostarczyć scenę z wyposażeniem, ale jego oferty nie wybrano. Uważa, że to nie w porządku. GOK, organizator letniej imprezy, uważa inaczej

Jarosław Jędrysiak

Właściciel firmy z Białej, zajmującej się obsługą imprez i wydarzeń kulturalnych, skontaktował się z nami niedługo po majowych świętach.
– To było zapytanie ofertowe dotyczące estrady i techniki estradowej na Dni Jakubowe. Mam to wyposażenie kompletne, dlatego złożyłem ofertę wraz z propozycją ceny. Moja firma ma też doświadczenie w obsłudze takich imprez – także koncertów znanych zespołów. A tu, w Krzepicach, w postępowaniu z zapytaniem ofertowym przegraliśmy z jakąś firmą, która według mnie nawet nie specjalizuje się w tego rodzaju działalności. A przede wszystkim zaoferowała cenę z kosmosu. Całkowicie zaniżoną – mówi nasz rozmówca.
Jak przekonuje właściciel firmy z Białej, spełnienie wymagań stawianych przez zespoły co do estrady, nagłośnienia, oświetlenia wymaga posiadania odpowiedniego sprzętu. I dlatego musi mieścić się w pewnym przedziale cenowym. Uważa więc, że skoro ktoś proponuje znacznie mniej, to jest spora szansa, że po prostu całą sprawę zawali. – Ja rozumiem, że dla organizatora liczy się cena. Ale chyba powinno się też brać pod uwagę jakość usługi. I nie wybierać takich ofert, co do których z góry wiadomo, że nie ma szans, żeby spełniły wymagania artystów. Albo że opierają się na korzystaniu z „chińszczyzny”, a nie z pewnego, mającego dobrą jakość sprzętu – mówi nasz rozmówca.
Do kompletu dodaje jeszcze, że w Krzepicach nie pierwszy raz wygrywa postępowanie w sprawie estrady na Dni Jakubowe jedna i ta sama firma. Zastanawia się więc, czy jest to przypadek, czy może stoi za tym coś jeszcze. Coś, co może nie powinno mieć miejsca.

Unieważnione postępowanie
Nasz rozmówca przedstawił nam całą sprawę jako już w zasadzie przesądzoną. Z GOK-iem skontaktowaliśmy się więc kilka dni później. I okazało się, że są nowe fakty. – To pierwsze postępowanie unieważniliśmy z powodu wycofania się oferenta, który zaproponował najniższą cenę. Zapytanie ofertowe rozsyłaliśmy już po raz drugi i teraz prowadzimy ocenę ofert, które do nas napłynęły – mówi Magdalena Zalewska, zastępca dyrektora jednostki.
Do wglądu dostajemy dokumenty. GOK oczekiwał ofert na wynajem sceny plenerowej oraz na nagłośnienie i oświetlenie potrzebne podczas koncertów. W obu wypadkach odnotowano po trzy propozycje. Co do sprzętu – za 2,9 tys. zł zaproponowała go firma pana K. Oferta naszego rozmówcy opiewała na kwotę 6 tys. zł, firmy z Częstochowy – na 5 tys. zł. Czy w GOK-u nie zapaliła im się czerwona lampka na widok oferty cenowej znacznie odbiegającej od reszty?
– Każdy z oferentów otrzymał od nas szczegółowy spis wymagań wszystkich wykonawców, którzy mają wystąpić na Dniach Jakubowych. Zakładamy, że każdy z nich zapoznał się z tymi wymaganiami, bo na tej podstawie powinien ustalić cenę usługi. Jeśli ktoś po zapoznaniu się z dokumentacją proponuje 2,9 tys. zł, to zakładamy, że wie, co robi – mówi Zalewska.
Gdyby GOK następnie podpisał umowę z takim oferentem, mógłby egzekwować wykonanie usługi za podaną kwotę i takiej, jaką określono w wymaganiach technicznych. Tu jednak stało się inaczej. Już po wyborze ofert firma pana K. się wycofała. W tej sytuacji GOK całe postępowanie unieważnił i rozpoczął je na nowo.

Dlaczego estrada z Częstochowy?
To dotyczy oświetlenia i nagłośnienia. Dodajmy, że co do wynajmu samej estrady, z oferty firmy naszego rozmówcy (z Białej) wyliczono cenę 3 tys. zł. Wybrano jednak propozycję firmy z Częstochowy – z kwotą 4,5 tys. zł. Dlaczego?
– Pytaliśmy pana rozmówcę o możliwość wynajmu samej sceny za 3 tys. zł, ale w odpowiedzi usłyszeliśmy, że firma jest zainteresowana tylko usługą kompleksową, to jest wynajęciem nam i sceny, i nagłośnienia z oświetleniem. Skoro nie mogliśmy liczyć na tańszą ofertę, wybraliśmy kolejną według ceny – mówi zastępczyni dyrektor GOK-u. To wszystko i tak stało się nieaktualne, bo całe postępowanie, jak wiemy, unieważniono.
– W drugim postępowaniu zwróciliśmy się do ośmiu firm, dokładniej precyzując, że oczekujemy ofert osobno na scenę i osobno na sprzęt. Zapytanie ponownie otrzymał również pana rozmówca – mówi Zalewska.
Odpowiedzi przyszły cztery. Co do techniki scenicznej najtańszą ofertę złożyła firma z Częstochowy. Co do samej estrady – takie same, po 4,5 tys. zł, taż firma z Częstochowy i firma naszego rozmówcy z Białej. Gdy oglądaliśmy dokumenty, rozstrzygnięcia jeszcze nie było.

Znali ceny konkurencji?
Przy postępowaniach w trybie zapytania ofertowego można się czasem spotkać z obawami o to, czy jeden z oferentów przypadkiem nie poznał nielegalnie ofert konkurencji. Bo wtedy, znając cudze oferty, mógłby po prostu zaproponować mniej i wygrać. Sprawdziliśmy i ten wątek – na ile było to możliwe. To znaczy po prostu zweryfikowaliśmy termin napłynięcia ofert od konkurencyjnych firm, aby sprawdzić, czy taka sytuacja choćby teoretycznie była możliwa. Co ustaliliśmy? W przypadku drugiego postępowania oferta firmy z Białej wpłynęła do GOK-u dzień wcześniej. W pierwszym, wcześniejszym postępowaniu – było odwrotnie. Oferent z Częstochowy przesłał swą propozycję przed 11. rano, a firma z Białej – tego samego dnia przed 16. wczesnym popołudniem.
Odnotujmy jeszcze jeden fakt. GOK oczekiwał osobnej oferty na scenę i osobnej na wyposażenie estradowe. Zsumujmy je jednak i porównajmy oba postępowania: to pierwsze, unieważnione, i to drugie. W pierwszym za wszystko – scenę oraz światło i nagłośnienie – firma z Białej oczekiwała łącznie 9 tys. zł, firma z Częstochowy – 9,5 tys. zł. W drugim firma z Białej nadal oferowała usługi za łącznie 9 tys. zł, a firma z Częstochowy – za 8,7 tys. zł. Można tu wysnuć kilka wniosków, a jeden z nich jest taki, że przy kompleksowym potraktowaniu usługi całe postępowanie rozstrzygnęłoby się tu już za pierwszym razem i inaczej niż się to ostatecznie stało. Choć zarazem o 300 zł drożej.