Rodzic, który chce zatrudnić nianię do opieki na swoim dzieckiem musi najpierw zawrzeć z nianią tzw. umowę uaktywniającą. Czyli – najprościej mówiąc – umowę zlecenia z osobą fizyczną sprawującą opiekę nad dzieckiem.

Do umowy tej stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, dlatego musi ona określać takie elementy jak:
• strony umowy (rodzic/opiekun dziecka i niania),
• cel i przedmiot umowy,
• czas i miejsce sprawowania opieki,
• liczbę dzieci powierzonych opiece,
• obowiązki niani,
• wysokość wynagrodzenia oraz sposób i termin jego wypłaty,
• czas, na jaki umowa została zawarta,
• warunki i sposób zmiany, a także rozwiązania umowy.

Umowę z nianią, od której składki będą płacone z budżetu państwa rodzic może podpisać wtedy, gdy dziecko, którym niania będzie się opiekować, ma od 20 tygodni do 3 lat (ewentualnie do 4 lat, jeżeli nie ma możliwości zapewnienia dziecku opieki przedszkolnej). Nianią nie może być osoba niepełnoletnia ani żaden z rodziców. Może natomiast być to student, senior, babcia, dziadek lub inna osoba spokrewniona.

Po zawarciu takiej umowy jeden z rodziców zgłasza w ZUS na formularzu ZUS ZFA siebie jako płatnika składek. Zgłoszenie to należy złożyć tylko w przypadku, gdy rodzic nie jest już wcześniej zarejestrowany jako płatnik składek np. z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Następnie, w ciągu siedmiu dni od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń, rodzic zgłasza na formularzu ZUS ZUA – nianię jako ubezpieczoną, jeżeli niania będzie podlegała ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jeżeli natomiast niania podlega już ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu (np. pracuje już w innym miejscu lub prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą) to należy ją zgłosić jedynie do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA.

Jakimi ubezpieczeniami jest objęta niania?
Niezależnie od tego czy niania jest studentem, emerytem czy inną osobą spokrewnioną objęta jest obowiązkowymi:
• ubezpieczeniami społecznymi (emerytalnym, rentowymi i wypadkowym) i ubezpieczeniem zdrowotnym – jeżeli np. opieka nad pani dzieckiem jest jej jedyną pracą,
• tylko ubezpieczeniem zdrowotnym – np. gdy pracuje jednocześnie na cały etat.

Ubezpieczenie chorobowe jest dla niani dobrowolne. Składkę na nie finansuje sama niania. Rodzic potrąca jej tę składkę z pensji i odprowadza do ZUS.

Kiedy budżet państwa sfinansuje za nianię składki? W jakiej wysokości?
Trzeba pamiętać, że budżet państwa sfinansuje tylko składki obliczone od wynagrodzenia niani nieprzekraczającego kwoty 50% minimalnego wynagrodzenia (aktualnie 1050zł). Jeśli niania zarabia więcej, nadwyżkę rozlicza i opłaca rodzic. Budżet państwa sfinansuje składki pod warunkiem, że :
• niania została zgłoszona przez rodzica do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego,
• rodzice (rodzic samotnie wychowujący dziecko) są zatrudnieni, świadczą usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej stanowiącej tytuł do ubezpieczeń społecznych, prowadzą pozarolniczą działalność lub działalność rolniczą, oraz
• dziecko nie jest umieszczone w żłobku, klubie dziecięcym a także nie zostało objęte opieką sprawowaną przez dziennego opiekuna
• dziecko ukończyło 20 tygodni,
• niania jest osobą pełnoletnią
• niania nie jest rodzicem dziecka

W przypadku umów uaktywniających zawartych przed 1 stycznia 2018 roku budżet państwa finansuje składki na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne za nianię tylko od tej części jej pensji, która nie przekracza minimalnego wynagrodzenia.

Rodzice dziecka opłacają składki w przypadku gdy pensja niani przekroczy połowę minimalnego wynagrodzenia (aktualnie to kwota 1050zł). Opłacą jednak składki tylko od kwoty, o którą pensja opiekunki przekracza połowę minimalnego wynagrodzenia. Jeżeli więc opiekunka w umowie miałaby określoną pensję na poziomie 2100 tys. zł, to budżet państwa finansuje składki od podstawy wynoszącej 1050 zł, a rodzic opłaca składki od podstawy 1050 zł. przy czym:
• składkę na ubezpieczenie emerytalne od kwoty nadwyżki finansują w połowie rodzice dziecka i w połowie opiekunka (po 9,76%) -102,48zł
• składkę na ubezpieczenie rentowe 1,5 % podstawy wymiaru opiekunka, a 6,5% rodzice, (15,75zł niania, 68,25zł rodzic)
• składkę na ubezpieczenie wypadkowe od nadwyżki w całości finansują rodzice dziecka. (17, 54zł)
• składkę na ubezpieczenie zdrowotne od nadwyżki w całości finansuje niania (83,86zł)

Na życzenie niani można ją również zgłosić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, ale składkę na to ubezpieczenie sfinansuje niania z własnych środków, a jeden z rodziców będący płatnikiem składek będzie ją opłacał do ZUS (51,46zł).