Urzędy nieprzygotowane do pracy zdalnej

Niemal wszyscy pracownicy, którym polecono pracę zdalną, korzystali z prywatnego dostępu do internetu. ARCH.

PROBLEM. Nieefektywna – tak NIK ocenia organizację pracy zdalnej w związku z COVID- 19 w skontrolowanych instytucjach publicznych. Na 40 zbadanych urzędów aż 34 nie były przygotowane do wykonywania zadań na odległość, głównie z powodu braku sprzętu i barier technicznych. W efekcie zaledwie 32% pracowników skontrolowanych instytucji było w stanie realizować zdalnie kluczowe zadania. Reszta, czyli 2/3, wykonywała prace niewymagające dostępu do systemów informatycznych, dokształcała się we własnym zakresie, brała udział w szkoleniach albo pozostawała do dyspozycji pracodawcy

W takiej sytuacji trudno mówić o rzetelnej i wydanej pracy, dlatego, mimo że liczba zakażeń rosła, lockdown był rozszerzany, a zakazy prowadzenia działalności dotykały kolejnych grup zawodowych, w skontrolowanych przez NIK instytucjach tryb pracy zdalnej był stosowany w coraz mniejszym zakresie. Nie były one także przygotowane na wypadek wprowadzenia ponownego nakazu pracy na odległość, konieczne jest więc, zdaniem NIK, podjęcie działań systemowych, które doprowadzą do cyfrowej transformacji administracji publicznej. Nieprzeprowadzenie zmian może stanowić, według Izby, poważne i realne zagrożenie dla jakości wykonywanych w trybie zdalnym usług publicznych, a nawet dla ciągłości funkcjonowania świadczących je instytucji.
Kontrola NIK objęła funkcjonowanie 40 instytucji publicznych w okresie od 1 marca 2020 r. do 23 czerwca 2021 r., po cztery: izby administracji skarbowej, oddziały ZUS, ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy, prokuratury rejonowe, sądy rejonowe, urzędy gmin, urzędy skarbowe oraz trzy wojewódzkie oddziały NFZ i pięć regionalnych oddziałów KRUS.
Brak sprzętu i bariery techniczne
Według danych Eurostatu w 2019 r. w Polsce pracowało na odległość zaledwie 5,4% pracowników, jednak po tym, jak w marcu 2020 r. epidemia zaczęła przybierać na sile, konieczne stało się podjęcie odpowiednich działań mających zahamować rozprzestrzenianie się wirusa. Jednym z nich była właśnie praca zdalna. W 2020 r. liczba pracowników wykonujących swoje zadnia na odległość wzrosła do 8,9%, co dawało nam 15. pozycję wśród 27 krajów Unii Europejskiej. Choć w skontrolowanych przez NIK instytucjach, w których tryb pracy zdalnej został wprowadzony, opracowano i wdrożono właściwe procedury wewnętrzne, a także z reguły prawidłowo ewidencjonowano czas pracy, to sprawne jej zorganizowanie uniemożliwiały lub znacząco utrudniały: brak sprzętu i bariery techniczne, a także sposób wykonywania zadań w przypadku czynności związanych z bezpośrednią obsługą interesantów.
Większość, bo 29 instytucji, była wyposażona w niewielką liczbę przenośnego sprzętu komputerowego, niemal połowa nie miała zdigitalizowanych danych, a w przypadku 17 placówek ze stworzonych dla nich systemów informatycznych można było korzystać tylko stacjonarnie, a to uniemożliwiało zdalny dostęp do dokumentów.
Pandemia obnażyła ubóstwo cyfrowe
Najsłabiej wyposażone w sprzęt komputerowy były regionalne oddziały KRUS, jednostki samorządowe i prokuratury rejonowe, w których nawet rok po ogłoszeniu stanu epidemii (w trakcie III fali) stosunek liczby komputerów przenośnych do liczby pracowników nie przekraczał 10%. W pozostałych instytucjach wahał się od 17% do 60%.
Choć próbę poprawy wyposażenia podjęła większość (60%) skontrolowanych instytucji, przez rok potencjał do pracy zdalnej większości z nich się nie zmienił. Najskuteczniej doposażone zostały izby administracji skarbowej i wojewódzkie oddziały NFZ, które już przed ogłoszeniem stanu epidemii stosunkowo najlepiej były przygotowane do takiego trybu pracy. Nie bez znaczenia był też charakter wykonywanych przez nie zadań, w niewielkim stopniu polegających na bezpośredniej obsłudze interesantów.
Jednak mimo zwiększenia potencjału skontrolowanych placówek i wprowadzenia od 3 listopada 2020 r. nakazu pracy zdalnej z każdą kolejną falą epidemii pracę na odległość zlecano coraz mniejszej liczbie pracowników. Od marca do maja 2020 r. pracowało w takim trybie 65% zatrudnionych, a od marca do kwietnia 2021 r. już tylko 29%.
Z reguły praca zdalna wykorzystywana była częściej w instytucjach, w których do dyspozycji pracowników było więcej przenośnego sprzętu komputerowego, a mniej barier techniczno-organizacyjnych, np. w izbach administracji skarbowej i wojewódzkich oddziałach NFZ. Zdarzały się jednak wyjątki, gdzie pracę na odległość zorganizowano stosunkowo dużej liczbie pracowników, mimo bardzo słabego zaplecza infrastrukturalno-technicznego. Przykładem mogą być niektóre prokuratury rejonowe i regionalne oddziały KRUS.
Samokształcenie i szkolenia zamiast pracy
Początkowo, mimo braku odpowiedniego wyposażenia, pracę zdalną polecono pracownikom 90% skontrolowanych przez NIK instytucji (w ogóle nie wprowadzono jej tylko w dwóch powiatowych urzędach pracy – w Środzie Wielkopolskiej i w Dąbrowie Tarnowskiej). Szybko okazało się jednak, że brak realnych możliwości wywiązywania się z obowiązków pozwalał pracownikom jedynie na wykonywanie tylko takich zadań, które nie były kluczowe z punktu widzenia pracodawcy i które nie wymagały dostępu do systemów informatycznych. W efekcie, w przypadku blisko połowy pracowników skontrolowanych instytucji, praca zdalna polegała na samokształceniu lub udziale w szkoleniach.
Niemal wszyscy pracownicy, którym polecono pracę zdalną, korzystali z prywatnego dostępu do internetu i dzięki temu, w tej nadzwyczajnej sytuacji, udało się ją zorganizować. Zdaniem Izby nie powinno być to jednak standardem, zwłaszcza że pracodawcy nie zwracali podwładnym poniesionych z tego tytułu kosztów. (oprac. as)